Supervisor de operaciones (Parte 2)

Un supervisor de operación efectivo, debe saber adoptar actitudes y acciones que exige el puesto, por ejemplo:

• Programar eficientemente el tiempo y administrarlo eficazmente
• Respeto y ética con todo el personal (Teniendo coherencia en el relacionamiento humano)
• Evitar favoritismos y problemas "Personales"
• Buscar el equilibrio entre derechos del personal y e interés de la organización
• No sacrificar recursos en aras de los resultados momentáneos arriesgando futuras operaciones.
• Delegar funciones para desarrollar habilidades del personal a tu cargo
• Estimular, motivar, capacitar y asegurar el bienestar e integridad del personal a tu cargo
• Mantenerte actualizado (Cursos, estudios, etc.) para realizar mejoras en la práctica de tu puesto
• Define metas realistas, cuantificables y acorde a los intereses de la empresa y a los derechos del personal
• Con la ética en mente, siempre busca el beneficio para la organización

Selección de personal

Conformar un equipo adecuado, aumentara las posibilidades de lograr las metas del turno, organización, etc.
Por lo tanto, debes identificar el perfil del personal para desarrollar la actividad (Habilidades, cualidades, etc.).
Debes observar las habilidades del personal para identificar; Áreas de oportunidad, potencial para el cumplimiento de la actividad, grado de adecuación personal y laboral y capacidades intelectuales.

Equipos de trabajo

Debemos buscar personal que siga los PST's, sepan colaborar entre sí y además sepan resolver diferencias fácil y rápidamente.

Las etapas de desarrollo de un equipo son las siguientes:

• Conformación del equipo (Metas en común)
• Formación de subgrupos (Habilidades en común)
• Conflicto y conformación (Etapa de ajuste donde se manifiestan las diferencias)
• Cuestión de la diferencia (Solucionado el conflicto, se estrechan vínculos)
• Responsabilidad compartida (Cada integrante se responsabiliza de su tarea)

Cabe recordar que debemos siempre buscar "Explotar" las capacidades de cada uno de los trabajadores, por lo cual el equipo debe estar integrado por personal que le motiva trabajar en equipo y con distintas conocimientos y habilidades (Para que, al momento de conformar el equipo, se aprovechen al máximo cada uno de ellos), por ejemplo, en una cuadrilla de barrenación:

• Jumbero (Líder de la operación unitaria de barrenación)
• Ayudante de jumbero (Deberá tener agilidad, proactividad y ser sumamente avispado para detectar riesgos)
• Cargador de voladuras (Líder de operación unitaria de cargado y voladura -Puede ser el mismo jumbero-)
• Ayudante de cargado (Debe ser alguien que sea proactivo y además sepa coordinarse adecuadamente con el cargador, para evitar conflictos y accidentes -Puede ser el mismo ayudante del jumbero)

Al equipo se les debe informar lo que se espera de ellos y de la actividad, debemos buscar hacer resaltar la importancia de su labor (Como proceso unitario y posterior logro de otros procesos ligados a su actividad), se debe nombrar además un líder en el equipo (Para aumentar el sentido de responsabilidad y pertenencia por empoderamiento, el deberá informar sobre la situación de la actividad -Status-, además de que se encargara de resolver conflictos de primera línea) y funciones especificas a cada miembro del equipo (Para que tengan rumbo y evitar el "Que se hagan bolas" y con ello comprendan que cada uno tiene su responsabilidad), debes asegurarte que todos comprendan la importancia de la actividad y que además se comprometan a realizarla responsablemente.

En la evaluación de desempeño y resultados de un equipo, existen indicadores que debemos de considerar para lograr conocer el ambiente, calidad, desempeño y conciencia de mejora continua del equipo:

• Relaciones entre los integrantes
• Resuelven las diferencias de manera "Tranquila"
• Se alcanzan metas
• Proponen mejoras
• Identifican áreas de oportunidad en desempeño

Recuerda que luego de realizar las actividades, debes de reconocer el desempeño que ha sido acertado y realizar retroalimentación de las fallas que existieron en el procedimiento realizado, tiempo o resultados obtenidos por el equipo o cuadrilla.

Al integrar los equipos debemos tener en claro los siguientes puntos que también poseen su grado de importancia:

• Equidad de género y cultura incluyente
• Respetar las condiciones de contratos (Categorías y escalafones)
• Respetar sindicatos
• Capacitaciones adecuadas para los puestos
• Informar y difundir normas, procedimientos, riesgos y atenciones especiales de las actividades
• Motivar a los integrantes
• Medir desempeños por medio de indicadores

Capacitaciones

El personal de nuevo ingreso deberá haber pasado ya por inducción general (R.R.H.H.) y la inducción especifica (Área operativa), por lo cual al encomendarle su actividad específica, deberá llevarse a cabo una capacitación para la tarea (Sin importar cuan sencilla sea), la cual deberá impartirse por personal autorizado para brindar capacitaciones teóricas y prácticas, además de que se deberán llevar evidencias (Evaluaciones teóricas y prácticas, que deberá aprobar) que son archivadas para ser utilizadas en las revisiones de la STPS.

Nunca permitas que alguien realice actividades para las cuales no esta capacitado (Aunque sepa) o que no exista evidencia de sus habilidades en tales equipos o actividades, pues expones al personal a sufrir un accidente o percances al desconocer de manera profunda la actividad o maquinaria (A veces saben "Darle" pero no operar, algunas veces saben hacer la actividad pero no a medir consecuencias o tener conciencia de seguridad propia y a terceros), y recuerda, si algún accidente o incidente se suscita en tu cargo, tu eres el responsable y siempre serán peores las consecuencias si no existe capacitación del personal.

Proceso de trabajo

Se requiere un seguimiento detallado y permanente (Supervisión) para el logro de los objetivos planteados para el alcance de las metas en los lapsos de tiempo (Turno, diario, semanal, etc.), una supervisión adecuada debe llevar estructura, como ejemplo la siguiente:

• Define un plan, donde identifiques y clasifiques los distintos procesos a realizar (Barrenación, carga y voladuras, servicios, bombeo, rezagado, acarreo, fortificación, amacizaje, preparación mecánica, manteo, etc.).
• Define objetivos, siempre basado en el logro de las metas, nunca aglomerando todo el peso en la operación, sino también en la seguridad, en lo emocional y motivacional, etc.
• Informa claramente, realiza el pueble adecuadamente para recomendar las distintas operaciones a realizar durante el turno.
• Delimita claramente las funciones de cada equipo o cuadrilla, para cubrir eficientemente todas las operaciones unitarias planeadas.
• Realizas protocolo de rutina y verificación, para comprobar el funcionamiento adecuado de las áreas de trabajo (Nunca debes dejar de visitar cada área, mínimo una vez, lo ideal es de 3 veces o más, pero no siempre alcanzan los turnos).
• Mide el desempeño y documenta los avances y resultados
• Corrige "Desviaciones" de proceso y retroalimenta a los colaboradores.
• Informa resultados y planea, siempre al finalizar turno, deberás informar lo que se realizó, los pendientes a realizar en todos los rubros de las operaciones unitarias, además de la planeación que recomiendas se siga.

Plan de supervisión

Es de gran importancia como ingenieros y/o supervisores el llevar una planeación adecuada de las labores que realizamos, pues al llevar control de tiempo para rondas de revisión nos permite organizar el turno y lograr revisar todas las áreas y personal a nuestro cargo, y esto, conlleva al aumento de las posibilidades de alcanzar el éxito en la búsqueda de metas. El proceso de supervisión consta en:

• Frecuencia de supervisión, la cual debe ser determinada acorde a las actividades, áreas y personal a cargo, debes recordar que los procesos que son seriados, posean una complejidad mayor o alto riesgo, deben llevar una frecuencia mayor (El rezagado de un tope para que, entre el jumbo, por ejemplo, o también la barrenación para que pueda ser continuado el cargado y la posterior voladura, etc.).
• Control de actividades, las cuales serán las que se realizan en el turno (Cada una de las operaciones unitarias deben ser consideradas, desde la mas sencilla hasta la mas compleja y sin importar el numero de personas involucradas en cada operación), con base a este control, podrás realizar retroalimentaciones, y para ello, deberás realizar y controlar los indicadores requeridos (Tiempos de realización, tonelajes requeridos, etc.), con ello se identificaran los puntos altos (Con base al estándar, mayor rapidez en realizar las actividades, lo cual puede indicar que están salteando pasos del PST o que están realizando incompleta la operación, etc.), y los puntos bajos (Un bajo rendimiento, puede ser por fallas en equipos, falta de capacitación o incompetencia para el desarrollo de la actividad, distracciones, etc.) y con ello lograr plantear acciones correctivas y evitar estas "Desviaciones".
• Medición y reporte de resultados, siempre se deberá ir midiendo el proceso y los resultados a lo largo del turno, para reportarlo al finalizar el turno (Nunca debes mentir en lo realizado, si algo no se realizado o no lo revisaste, debes ser sincero, no inventes actividades realizadas si no te consta que están realizadas, pues el éxito del siguiente turno puede depender de un pase de turno eficiente, sincero y ético), además debes realizar recomendaciones para las actividades a realizar del siguiente turno.
• Planeación a siguiente turno, con base a los resultados obtenidos, pendientes existentes, etc.

Protocolos de supervisión

Es de vital importancia para el logro de las metas establecidas, realizar un protocolo de supervisión impecable, ético y eficiente, por lo tanto, debes tomar experiencia en métodos de supervisión:

• Previo al inicio de actividades
• Contemplar los "Pendientes" del turno anterior
• Identificar las metas del turno que inicias
• Realiza el poblado acorde a las metas (Sin dejar personal libre de actividades)
• Revisa (En la medida de lo posible), las áreas y equipos previo al arranque del turno
• Asegúrate que el personal revise a detalle (Con checklist) los equipos y las áreas antes de comenzar a realizar sus actividades
• Proporciona insumos requeridos para cada actividad
• Asegúrate que porten el EPP adecuado y completo
• Durante la realización de actividades
• Revisión de cada área y que el personal ese donde corresponde realizando las actividades planeadas
• Asegúrate que porten el EPP completo durante la realización de las tareas
• Asegúrate de minimizar o suprimir las mermas de insumos, tiempos muertos, etc.
• Verifica condiciones de área (Seguridad, amacizaje, señalizaciones, etc.)
• Verifica el correcto manejo de materiales y residuos peligrosos
• Revisa orden y limpieza
• Libera energía de líneas y equipos que no estén en uso y representen riesgo potencial.
• Al finalizar actividades
• Asegúrate que las áreas queden en orden y limpieza, que los equipos sean colocados en las áreas designadas y se encuentren apagados.
• Realiza las retroalimentaciones pendientes.
• Revisa los resultados obtenidos para la realización de reportes escritos y orales.
• Realiza lista de pendientes para el siguiente turno.
• Realiza la planeación para el siguiente turno.
• Entrega el turno de manera escrita y oral

Como supervisor, debes saber delimitar funciones, pues economizaras tiempo en ejecutar tareas. Para llevarlo a cabo, deberás asignar actividades especificas a cada cuadrilla y deberás plantearle las metas de cada operación unitaria, las tareas deberás dividirlas en subtareas para cada integrante de la cuadrilla.

Herramientas de trabajo

Son todas aquellas que nos ayudan a medir, organiza y verificar las tareas que se realizan en las operaciones bajo tu mando, podemos utilizar software, estadística (Diagramas y graficas), bitácoras, etc.)

Con herramientas como indicadores, anteriormente lo hemos mencionado, podremos identificar irregularidades en los procesos y de esta manera, planearemos, propondremos y ejecutaremos medidas correctivas y preventivas para evitar las "Desviaciones" en el desempeño operacional en búsqueda del cumplimiento de metas.

Debemos recordar que existen tipos de indicadores que nos servirán de herramienta para la mejora en pos de las metas:

• Eficacia, midiendo que cumplamos la cantidad requerida acorde a las metas.
• Eficiencia, la cual se enfoca en el cumplimiento de la tarea, pero con el mínimo de recursos sin sacrificar calidad ni otros factores relevantes del producto "Final".
• Productividad eficaz pero ineficiente, la cual cumple las metas, pero con la mente en "El fin justifica los medios", por lo tanto, no se mide en insumos, recursos o las consecuencias en aras de cumplir "Cuotas".
• Productividad eficaz y eficiente, la cual cumple con la meta, y el proceso no presento mermas "Excesivas" en insumos ni recursos en general y el resultado fue satisfactorio y positivo.
• Productividad ineficaz e ineficiente, la meta no se cumplió y además se "Despilfarro" o "Mermo" en exceso los recursos e insumos.

Enfoque a resultados y solución de problemas

Como supervisores debemos tener en mente una frase que se menciono en la entrada anterior "Nos contrataron para ser parte de la solución, no del problema", por lo tanto, es de suma importancia que tengamos la mente enfocada al cumplimiento de metas sin importar adversidades que se presenten en el proceso, por lo tanto, debemos considerar lo siguiente:

• Identificación de áreas de oportunidad y subsecuentemente atácalas para lograr la mejora.
• Encuentra y resuelve problemas desde la raíz

Recuerda que el realizar una eficiente supervisión, te permitirá identificar los factores de "Desviación" y así mismo te permitirá encontrar soluciones eficaces y eficientes.

Para corregir las "Desviaciones", es de suma importancia estar al pendiente de las fases siguientes:

• Detección y definición del problema (S) (Errores y fallas de tiempo, calidad, cantidad, etc.)
• Análisis de las causas del problema (S) (Enlista las posibles causas en los problemas detectados y asígnales un porcentaje del grado de responsabilidad en el problema), elige soluciones factibles para cada posible causa
• Definir e implantar la solución (Evalúa las posibles soluciones, teniendo en consideración; Impacto y eficacia que tendrá sobre el problema, Costos y tiempos)

Retroalimentación

Con anterioridad se ha mencionado en numerosas ocasiones que se debe dar retroalimentación positiva al personal luego de detectar algún fallo en la realización de las operaciones unitarias, pues es de vital importancia para realizar mejoras continuas y alcanzar la meta de manera eficaz y eficiente, sin embargo, en estos párrafos, abordaremos el termino, con el objeto de clarificar las dudas referentes al concepto, además de la manera de realizar la retroalimentación positiva.
La retroalimentación es un proceso comunicativo el cual tiene como objetivo la mejora de los procesos de aprendizaje, reforzamiento de conductas y actitudes positivas y la resolución de conflictos. La retroalimentación consiste en la revisión del desempeño alcanzado por un miembro del personal, el cual se comparará con el estándar del desempeño esperado. Con base a este análisis, reconoceremos las cualidades y habilidades acertadas del colaborador, sucesivamente, abordaremos las áreas de oportunidad y como atacarlas positivamente para obtener como resultado una mejora del desempeño.

Cuando implementes la retroalimentación:

• Elige un momento adecuado para hacerla
• Acepta la "Charla" bilateral y no te pongas a la defensiva
• Habla con claridad y precisión (Recuerda que es de gran influencia positiva y negativa el lenguaje no verbal)
• Realiza preguntas en el recibimiento y cuando brindes retroalimentación
• Se especifico y objetivo (Evita interpretaciones)
• Ten escucha activa para reflexionar y no para solamente responder
• Reconocimiento de actitudes que influyen positivamente en el equipo
• Promoción de ambiente de respeto y confianza
• Establece la retroalimentación como parte habitual y frecuente de tu trabajo
• Evita emitir juicios sobre el carácter personal
• Evita enfrascarte en problemas y mejor enfócate en soluciones (Concéntrate en el futuro, no en el pasado)